Ať už evidujete své kontakty v CRM, Outlooku, účetním programu nebo v jakékoli jiné aplikaci nebo softwaru, většina těchto nástrojů umožňuje export vašich kontaktů do Excelu, do souboru s příponou „xlsx“ nebo do textového souboru s příponou „csv“.
Pokud jste vyexportovali své kontakty do souboru s příponou „xlsx“ můžete je rovnou otevřít v Excelu, ve kterém si ukážeme, jak kontakty připravit pro import do Quandy.
Pokud jste váš soubor vyexportovali do textového souboru s příponou „csv“, pojďme si ukázat, jak tento soubor otevřít v Excelu. Možná jste již vyzkoušeli tento soubor ihned po exportu otevřít. Otevře se vám sice v Excelu, ale jeho obsah není přizpůsoben do sloupců a vypadá velmi nepřehledně. Proto má Excel pro otevírání souborů s příponou „csv“ svůj vlastní postup.
Jak postupovat, pokud chcete otevřít soubor s příponou „csv“ v Excelu.
Je to jen pár kroků.
- Otevřete si prázdný list v Excelu.
- V horním menu klikněte na položku „Data“.
- V nabídce na dalším řádku, zpravidla úplně vlevo, najdete sekci „Načíst a transformovat data“ a v ní „Z textu/CSV“. Různé verze Excelů to mají trochu jinak, názvy a umístění jsou však velmi podobné.
- Zvolte „Z textu/CSV“ a vyhledejte stažený soubor.
- Klikněte na tlačítko importovat.
- Podle verze Excelu, kterou právě používáte, se další postup může trochu lišit. Princip je ale vždy stejný.
- Vyberte, že se jedná o soubor s oddělovači.
- Pokud nevidíte správně češtinu, zvolte kódování „UTF 8“.
- Jako oddělovač vyberte čárku a import dokončete.
V tuto chvíli byste měli vidět svá data v Excelu ve správném tvaru a ve sloupcích. Pokud se vám to nedaří, kontaktujte nás na telefonu nebo e-mailu podpory.
Pro následný import doporučuji importovat alespoň tyto základní údaje.
- Jméno.
- Příjmení.
- Telefon.
- E-mail.
- Štítek.
Quanda používá pro rozdělení kontaktů do skupin štítky.
Přidělením štítku zařazujete kontakt do určité skupiny. Štítky kontaktů vám pomohou efektivně pracovat s kontakty na různých místech v Quandě. Například se používají pro rychlý výběr příjemců e-mailové kampaně. Předem si rozmyslete, jaké skupiny kontaktů budete potřebovat pro vaši další komunikaci. Doporučuji, rozdělit vaše kontakty na stávající a potenciální zákazníky. Jelikož tyto 2 skupiny budou většinou dostávat jiné informace. Můžete však vytvořit i další štítky, díky kterým své kontakty rozdělíte i do jiných skupin. Například podle kategorie produktů, místa jejich nákupu, způsobu nákupu, způsobu, jakým váš produkt používají, vztahu k vaší firmě, jejich vlivu na uzavření obchodu. apod.
Pro každou vytvořenou skupinu pomocí štítku, je vhodné připravit plán, co a kdy budete právě této skupině posílat. Tak, aby podle toho kontakty, zařazené do konkrétní skupiny, dostávali pravidelně správné informace.
Toto cílení bude velmi výrazně ovlivňovat výsledky vašich e-mailových kampaní. Proto doporučuji tomuto rozdělení věnovat zvýšenou pozornost a udělat ho skutečně důkladně.
S množstvím skupin to však nepřežeňte. Je důležité, abyste následně dokázali kapacitně zvládnout tvorbu e-mailů pro jednotlivé skupiny, podle vašeho plánu a byli tak se všemi kontakty pravidelně v komunikaci.
Pro „Štítky kontaktů“ vytvořte v Excelu samostatný sloupec. Pokud potřebujete jeden kontakt zařadit do více skupin najednou, jednotlivé štítky napište do jednoho sloupce, do jedné buňky a oddělte je čárkou. Quanda tyto štítky při importu vytvoří a kontaktům je automaticky přiřadí. Pokud chcete kontakty zařadit do stejné skupiny, zvolte vždy stejný štítek. Při vytváření štítků se rozlišují mezery, malá a velká písmena, háčky a čárky.
Quanda umožňuje využívat celou řadu automatizací, které mohou vytvářet oslovení pomocí příjmení nebo křestního jména v pátém pádu, určovat pohlaví, vyplňovat datum svátku, vyplňovat uživatelská pole, přidávat nebo odebírat štítky kontaktů nebo odesílat e-maily. Tyto automatizace mohou být spuštěny přímo při vytváření nových kontaktů nebo při úpravě kontaktů, které máte již v Quandě uloženy. Tyto automatizace najdete v horním menu v části Kontakty / Automatizace.
Ne ve všech tarifech jsou automatizace kontaktů dostupné. Podívejte se prosím na stranu www.quanda.cz/ceny, kde je uvedeno, které tarify tyto automatizace obsahují a v jakém rozsahu.
Pokud máte všechny údaje, které chcete importovat připraveny, soubor uložte. Při ukládání zvolte typ souboru “xlsx” nebo „csv“.
Pokud ukládáte soubor s příponou “csv” Excel vám při ukládání souboru (podle své verze) nabízí několik možností uložení souboru s příponou „csv“. Vždy vyberte ten, který ve svém názvu nebo popisu obsahuje textové hodnoty s oddělovači. Nepoužívejte „csv“ pro „MS-DOS“ nebo „Macintosh“, protože tyto formáty Quanda nepodporuje.
Importem kontaktů můžete i kdykoliv později doplňovat, opravovat anebo přidávat další kontakty nebo údaje.
Quanda je také plně připravena na evidenci všech nutných údajů z hlediska GDPR. Pomocí importu můžete proto také importovat právní titul zpracování osobních údajů, účel zpracování osobních údajů a jeho platnost a nastavit povolení zasílat e-maily. Více najdete v článku > Jak správně importovat právní aspekty zpracování osobních údajů (GDPR).
Máte otázky? Rádi Vám na ně odpovíme. Stačí kontaktovat naši zákaznickou podporu na tel. +420 605 163 892, e-mail: support@onquanda.com.