Export kontaktů a jejich příprava pro import

Ať už evidujete své kontakty v CRM, Outlooku, účetním programu nebo v jakékoli jiné aplikaci nebo softwaru, většina těchto nástrojů umožňuje export vašich kontaktů do Excelu, do souboru s příponou „xlsx“ nebo do textového souboru s příponou „csv“.

 

 

Pokud jste vyexportovali své kontakty do souboru s příponou „xlsx“ můžete je rovnou otevřít v Excelu, ve kterém si ukážeme, jak kontakty připravit pro import do Quandy.

Pokud jste váš soubor vyexportovali do textového souboru s příponou „csv“, pojďme si ukázat, jak tento soubor otevřít v Excelu. Možná jste již vyzkoušeli tento soubor ihned po exportu otevřít. Otevře se vám sice v Excelu, ale jeho obsah není přizpůsoben do sloupců a vypadá velmi nepřehledně. Proto má Excel pro otevírání souborů s příponou „csv“ svůj vlastní postup.

Jak postupovat, pokud chcete otevřít soubor s příponou „csv“ v Excelu.
Je to jen pár kroků.
1. Otevřete si prázdný list v Excelu.
2. V horním menu klikněte na položku „Data“.
3. V nabídce na dalším řádku, zpravidla úplně vlevo, najdete sekci „Načíst a transformovat data“ a v ní „Z textu/CSV“. Různé verze Excelů to mají trochu jinak, názvy a umístění jsou však velmi podobné.
4. Zvolte „Z textu/CSV“ a vyhledejte stažený soubor.
5. Klikněte na tlačítko importovat.
6. Podle verze Excelu, kterou právě používáte, se další postup může trochu lišit. Princip je ale vždy stejný.
7. Vyberte, že se jedná o soubor s oddělovači.
8. Pokud nevidíte správně češtinu, zvolte kódování „UTF 8“.
9. Jako oddělovač vyberte čárku a import dokončete.

V tuto chvíli byste měli vidět svá data v Excelu ve správném tvaru a ve sloupcích. Pokud se vám to nedaří, kontaktujte nás na telefonu nebo e-mailu podpory.

Pro následný import doporučuji importovat alespoň tyto základní údaje.
• Jméno.
• Příjmení.
• Telefon.
• E-mail.
• Štítek.

Quanda používá pro rozdělení kontaktů do skupin štítky.

Přidělením štítku zařazujete kontakt do určité skupiny. Štítky kontaktů vám pomohou efektivně pracovat s kontakty na různých místech v Quandě. Například se používají pro rychlý výběr příjemců e-mailové kampaně. Předem si rozmyslete, jaké skupiny kontaktů budete potřebovat pro vaši další komunikaci. Doporučuji, rozdělit vaše kontakty na stávající a potenciální zákazníky. Jelikož tyto 2 skupiny budou většinou dostávat jiné informace. Můžete však vytvořit i další štítky, díky kterým své kontakty rozdělíte i do jiných skupin. Například podle kategorie produktů, místa jejich nákupu, způsobu nákupu, způsobu, jakým váš produkt používají, vztahu k vaší firmě, jejich vlivu na uzavření obchodu. apod.

Pro každou vytvořenou skupinu pomocí štítku, je vhodné připravit plán, co a kdy budete právě této skupině posílat. Tak, aby podle toho kontakty, zařazené do konkrétní skupiny, dostávali správné informace.

Toto cílení bude velmi výrazně ovlivňovat výsledky vašich e-mailových kampaní. Proto doporučuji tomuto rozdělení věnovat zvýšenou pozornost a udělat ho skutečně důkladně.

S množstvím skupin to však nepřežeňte. Je důležité, abyste následně dokázali kapacitně zvládnout tvorbu e-mailů pro jednotlivé skupiny, podle vašeho plánu a byli tak se všemi kontakty pravidelně v komunikaci.

Pro „Štítky kontaktů“ vytvořte v Excelu samostatný sloupec. Pokud potřebujete jeden kontakt zařadit do více skupin najednou, jednotlivé štítky napište do jednoho sloupce, do jedné buňky a oddělte je čárkou. Quanda tyto štítky při importu vytvoří a kontaktům je automaticky přiřadí. Pokud chcete kontakty zařadit do stejné skupiny, zvolte vždy stejný štítek. Při vytváření štítků se rozlišují malá a velká písmena, háčky a čárky.

Quanda umožňuje využívat celou řadu velmi pokročilých funkcí. Jako je například automatická tvorba oslovení v 5 pádu, automatická volba odesílací adresy nebo automatické odesílání přání k svátkům anebo narozeninám. Abyste mohli tyto funkce naplno využívat je potřeba rozšířit základní údaje, které importujete o tyto další informace:
• Pohlaví (to uveďte ve tvaru muž / žena nebo man / women nebo male / female).
• Datum svátku (ve tvaru 01.01.2020 nebo 1.1.2020). Uvedený rok není rozhodující, je však nutné zachovat jeho formát.
• Datum narození (ve tvaru 01.01.2020 nebo 1.1.2020).
• Poštovní adresu včetně kraje a země.
• E-mailovou adresu vlastníka kontaktu. Vlastník kontaktu je zpravidla obchodník, který se o daný kontakt stará. Přidělení vlastníka kontaktu probíhá na základě jeho e-mailové adresy. Proto jako vlastníka kontaktu uveďte e-mailovou adresu obchodníka, který má daný kontakt nastarosti.

Doplňte výše uvedené údaje a soubor uložte. Při ukládání vždy zvolte typ souboru „csv“. Excel vám při ukládání souboru (podle své verze) nabízí několik možností uložení souboru s příponou „csv“. Vždy vyberte ten, který obsahuje textové hodnoty s oddělovači. Nepoužívejte „csv“ pro „MS-DOS“ nebo „Macintosh“, protože tyto formáty Quanda nepodporuje.

Importem kontaktů můžete i kdykoliv později doplňovat, opravovat anebo přidávat další kontakty nebo údaje. Quanda je také plně připravena na evidenci všech nutných údajů z hlediska GDPR. Pomocí importu můžete proto také importovat právní titul zpracování osobních údajů, účel zpracování osobních údajů a jeho platnost a nastavit povolení zasílat e-maily. Pokud si s importem těchto hodnot nebudete vědět rady, kontaktujte nás na e-mailu nebo telefonu podpory.

Byl pro vás tento článek užitečný?
Počet uživatelů, kteří toto označili za užitečné: 0 z 0
Máte další otázky? Odeslat požadavek

0 Komentáře

Prosím přihlaste se, abyste mohli napsat komentář.