Quanda umožňuje pomocí importu ukládat nebo pomocí automatizací kontaktů vytvářet až čtyři druhy oslovení.
Jedná se o:
- kompletní oslovení včetně předpony, tj. například pro muže “Vážený pane” nebo pro ženy ”Vážená paní” spojené s příjmením v pátém pádu;
- kompletní oslovení včetně předpony, tj. například “Ahoj” nebo “Dobrý den” spojené s křestním jménem v pátém pádu;
- samostatné příjmení v pátém pádu;
- a samostatné křestní jméno v pátém pádu.
Pokud se rozhodnete pro vyplňování oslovení využít automatizace navržené pro tento účel, věnujte pozornost nastavení těchto automatizací a předpon oslovení.
Jednotlivé předpony pro oslovení můžete nastavit na straně … / Nastavení / Správa oslovení. Na této straně nastavíte předpony pro vytváření oslovení pro muže a ženy pomocí příjmení nebo křestního jména.
Pro vytváření oslovení pomocí příjmení doporučujeme nastavit “Vážený pane”, “Vážená paní” a univerzální oslovení “Dobrý den”.
Jako předpony pro vytváření oslovení pomocí křestního jména doporučujeme nastavit předpony tak, aby odpovídaly způsobu, kterým se svými kontakty komunikujete. Pokud si s lidmi, které oslovujete křestním jménem tykáte, doporučujeme jako předponu ve všech případech nastavit například na “Ahoj” nebo pro muže “Milý”, pro ženy “Milá” a univerzální oslovení jako “Dobrý den”.
Pokud kontaktům, které oslovujete křestními jmény vykáte, doporučuji nastavit pro muže a ženy předponu “Dobrý den,” včetně použité čárky a jako univerzální oslovení také nastavit “Dobrý den”.
Takto nastavené předpony se následně použijí při tvorbě oslovení a spojí se s příslušným tvarem příjmení nebo jména a jako celek se vyplní do polí určených pro oslovení v detailu kontaktu v sekci “Oslovení”.
Aby bylo možné oslovení pomocí příjmení v pátém pádu správně vytvořit, je potřeba, aby bylo u kontaktu uvedeno pohlaví.
Pro vyplnění pohlaví máte 2 možnosti:
pokud máte pohlaví u kontaktů v souboru pro import uvedeno, můžete je rovnou naimportovat. Nezapomeňte však na jeho správný formát. Quanda podporuje pro import pohlaví tvary: muž / žena, male / female nebo man / woman;
- Pokud pohlaví u kontaktů ve svém souboru pro import uvedena nemáte, můžete pro doplnění pohlaví využít Automatizace kontaktů. Tato automatizace umí pomocí křestního jména pohlaví určit a doplnit. Aby to bylo možné, je potřeba, aby váš soubor pro import obsahoval u každého kontaktu také křestní jméno.
Na co tedy při tvorbě oslovení pamatovat a nezapomenout:
- aby bylo možné oslovení správně vytvořit, je potřeba nastavit všechny předpony na straně “Správa oslovení”;
- aby bylo možné vytvořit oslovení pomocí příjmení v pátém pádu, je potřeba znát pohlaví kontaktu. To můžete importovat přímo nebo jej vyplnit pomocí Automatizace kontaktů;
- pokud pohlaví nemáte ve svém souboru pro import uvedeno a ani nemáte uvedeno křestní jméno kontaktu, objeví se vám na místě oslovení ve všech případech tzv. univerzální oslovení nastavené na straně Správa oslovení;
- pokud přidáváte kontakty nové je potřeba automatizace pro tvorbu oslovení, popř. doplňování pohlaví nastavit na “byl vytvořen nový kontakt”;
- pokud již kontakty uloženy v Quandě máte a chcete oslovení pomocí automatizací kontaktů doplnit nebo aktualizovat je potřeba automatizace nastavit na “byl upraven stávající kontakt”;
- většinou je potřeba tyto automatizace nastavit jak pro vytváření, tak pro úpravu stávajících kontaktů, abyste měli jistotu, že jakákoliv práce s kontakty vám vždy všechny tato oslovení správně určí a doplní.
Všechny nastavené automatizace se spouští podle svého nastavení při vytvoření nového kontaktu nebo při úpravě kontaktu již uloženého. Pokud máte automatizace pro vytváření oslovení nastaveny, bude vám Quanda tato oslovení automaticky doplňovat vždy, když dojde ke splnění nastavených podmínek v těchto automatizacích. Oslovení pak není potřeba vyplňovat u kontaktů manuálně nebo připravovat stranou a hromadně ukládat pomocí importu kontaktů.
Oslovení, která se nepodaří správně vytvořit najdete po importu na straně … / Nastavení / Správa oslovení v dolní části. V této tabulce můžete nevytvořená oslovení rovnou doplnit a uložit.
Závěrečné upozornění
Ne ve všech tarifech jsou automatizace kontaktů dostupné. Podívejte se prosím na stranu www.quanda.cz/ceny, kde je uvedeno, které tarify tyto automatizace obsahují a v jakém rozsahu.
Máte otázky? Rádi Vám na ně odpovíme. Stačí kontaktovat naši zákaznickou podporu na tel. +420 605 163 892, e-mail: support@onquanda.com.